Erasmus Belgica
Wens je een deel van je studies aan een universiteit of hogeschool in Franstalig België door te brengen, dan kan je deelnemen aan Erasmus Belgica.
Op deze pagina vind je het antwoord op al je vragen over Erasmus Belgicamobiliteit.
VOOR je vertrek
Stap 1: najaar: informatie verzamelen
- Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus Belgicadeelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
- Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mobiliteitsmogelijkheden, studieprogramma …) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
- In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus(Belgica). Tijdens deze infosessie krijg je meer informatie over de te volgen procedures en de beschikbare beurzen per bestemming. Tijdens deze infosessie komt ook Erasmus Belgica aan bod. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.
- Op Erasmusuitwisseling met een functiebeperking: Universiteit Gent ondersteunt studenten met functiebeperking die op Erasmusuitwisseling willen gaan. Meer informatie online of bij de FCI-medewerker van je faculteit.
Deze 'plaatsen' ontstonden na onderlinge afspraak tussen de betrokken professoren. In elke faculteit treedt (minstens) 1 hoogleraar op als spilfiguur inzake internationaliseringsactiviteiten. Hij/zij is de voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FCI-voorzitter). Hij/zij is op de hoogte van de akkoorden die zijn/haar faculteit voor het volgende academiejaar heeft afgesloten. In de meeste faculteiten is er bovendien een administratieve Erasmus-contactpersoon.
Jouw FCI-voorzitter kan je een lijst met voor jou mogelijke bestemmingen bezorgen.
De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.
- Een forfait voor iedere student van €100, ongeacht de afstand, te beschouwen als premie of incentive.
- Een maandelijkse toelage van €100, alleen voor studenten die bewijzen dat ze een 'verblijfskost' (kopie huurcontract) betalen voor de duur van hun studie aan de gastinstelling in een andere Gemeenschap. Deze laatste voorwaarde is bedoeld om de culturele integratie in een andere Gemeenschap te stimuleren.
Verder kan je in het kader van Erasmus op stage (Erasmus Traineeship). Andere mogelijkheden zijn 'gewoon' Erasmus of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.
Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen
De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.
Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen:
- Details over je uitwisseling
- Motivering
- Taalkennis
- Contactpersoon voor noodgevallen
- Learning Agreement (zie verder)
De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van de aanvraag. Leg de volledige aanvraag voor ter goedkeuring van je faculteit.
De selectie en toewijzing van bestemmingen gebeurt door de facultaire FCI-voorzitter/medewerker. Dossiers van studenten die door de faculteit geselecteerd zijn, komen bij de Afdeling Internationalisering die je gegevens doorstuurt naar de gastinstelling, de zogenaamde nominatie als Erasmusstudent.
De gastuniversiteiten verwachten ook dat je rechtstreeks bij de gastinstelling een aanvraag indient volgens hun eigen procedures. De procedure moet je zelf nagaan. Hiervoor hoef je niet te wachten op de nominatie.2. Learning Agreement for studies / Learning Agreement for Traineeships
- Het Learning Agreement is een document waar je moet invullen welke opleidingsonderdelen je zult volgen aan de gastinstelling (studieprogramma). Neem een kijkje in de online studiekiezer en geef het programma in via Oasis. Voor vragen en ondersteuning kan je contact opnemen met de academisch uitwisselingscoördinator. Na goedkeuring door de FCI-medewerker/academisch uitwisselingscoördinator kan je het ondertekend Learning Agreement afdrukken via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag.
- Voor 1 semester kies je opleidingsonderdelen ter waarde van 30 ECTS. Wanneer je 1 academiejaar op mobiliteit gaat, kies je opleidingsonderdelen goed voor 60 ECTS.
- Je voorlopig studieprogramma als Erasmusstudent moet vóór je vertrek naar Franstalig België goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de te volgen procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement reeds gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari.
Stap 3: Administratieve verwerking aanvraag
De gastinstelling bekijkt het dossier en handelt de verdere procedure rechtstreeks met de student af. Mocht je nog niks gehoord hebben van je gastinstelling eind april, gelieve dan rechtstreeks met de gastinstelling zelf contact op te nemen. Je mag ons zeker ook op de hoogte brengen, zodat wij rechtstreeks de gastinstelling contacteren hoever het staat met jullie dossier.
Pas na het vervolledigen van de aanvraagprocedure van de gastinstelling en goedkeuring van de gastinstelling, ben je definitief toegelaten.
De meeste gastuniversiteiten zullen onder meer willen dat je naast dit Application Form van de UGent ook het Application Form invult van de gastinstelling. Opgelet: in sommige instellingen start het academiejaar vroeger dan aan de UGent. Hierdoor ligt de uiterste indieningsdatum voor het Application Form ook vroeger. Vraag hiervoor advies bij de Afdeling Internationalisering.
Stap 4: Na toelating van door de gastinstelling, start de voorbereiding voor je verblijf
- Erasmus Belgica beurscontract
Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationalisering en de uitgaande student. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract af te printen in Oasis, vul aan en onderteken waar nodig. - Terugbetaling taalcursus UCT
Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus Frans volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs. (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmusdeelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus aan verminderd inschrijvingsgeld, dien je minimaal 80% van de lessenreeks aanwezig te zijn. Als je deelneemt aan Erasmus Belgica, kan je enkel een taalcursus Frans aan het UCT volgen. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay. - Bevestiging Erasmus Belgicastatuut
Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmus Belgicastudent. Deze brief kan je afdrukken uit Oasis. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling. - Confirmation of Erasmus+ study period
Zie verder
- Het International Relations Office van je gastinstelling kan je zeker helpen bij je zoektocht.
- In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren.
- Contacteer ook UGent-studenten die momenteel in je toekomstige gastinstelling zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven.
Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Meer informatie kan je vinden op kot.gent.be.
Een taalcursus volgen aan je gastinstelling wordt aangeraden. Kennis van het Frans zorgt voor een eenvoudigere communicatie. Verifieer bij het universitair talencentrum van je gastinstelling naar het aanbod en de prijzen. Deze taalcursus moet je zelf betalen. Raadpleeg hieromtrent zeker ook je faculteit aan de UGent: sommige faculteiten voorzien een gedeeltelijke terugbetaling van de kost.
Wanneer je beslist om een taalcursus te volgen aan je gastinstelling, is het mogelijk dat je dit vóór het eigenlijke begin van je Erasmus Belgicamobiliteit wil doen. Vertrek je voor deze taalcursus bijvoorbeeld 2 weken vroeger en maakt de taalcursus geen deel uit van je Learning Agreement, dan tellen deze 2 weken niet mee voor je beurs.
De gedeeltelijke terugbetaling van je taalcursus gebeurt in de loop van je verblijf in Franstalig België, nadat je de documenten 'Erasmuscontract' en het 'Confirmation of arrival' hebt opgeladen in OASIS.
Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmus Belgicastudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via Mijn Oasis - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:
- Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
- Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering.
TIJDENS je mobiliteit
Stap 5: Wat wordt van mij verwacht TIJDENS mijn studieperiode in Franstalig België?
Tijdens je Erasmus Belgica-verblijf moet je contact houden met je faculteit. De Afdeling Internationalisering zal je ook af en toe aanschrijven per e-mail voor de afhandeling van je dossier. Het is belangrijk te weten dat we enkel werken met je UGent e-mail adres.
De evaluatie en quotering van Erasmus Belgicastudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat zeer gelijkaardig is aan dat van de UGent. De behaalde studieresultaten in Franstalig België worden door de examencommissie ingepast in het definitieve UGent-eindresultaat.
Neem in elk geval vóór je terugkeer naar de UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch, dan wel in briefvorm zal ontvangen.
- aarzel dan niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering.
- aan de UGent is er ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be
- bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren
- volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of je gastinstelling
- hou zeker ook contact met de medestudenten
- wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van de UGent: elke werkdag tussen 9 en 12 uur via 09 264 82 82 of vertrouwenspersoon@ugent.be
NA je mobiliteit
Stap 6: Welke formaliteiten moeten er gebeuren NA terugkeer?
Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje mag verwachten.
Studenten die op stage gaan met Erasmus Belgica dienen na te gaan bij hun faculteit hoe de eindevaluatie van de stage in orde gebracht moet worden.
Eens de voorafgaande administratieve zaken allemaal in orde zijn, mag je spreken van een geslaagde uitwisselingservaring.