Het aanbod levenslang leren omvat opleidingen die, in tegenstelling tot het initieel aanbod van bachelor- en masteropleidingen niet in aanmerking komen voor financiering door de overheid.

Om die reden vermeldt het strategisch beleidsplan levenslang leren van de UGent als principe dat het levenslang leren niet ten koste mag gaan van de initiële opleidingen en dat daarom het inrichten van het geheel van initiatieven levenslang leren ten minste duurzaam zelfbedruipend zal moeten gebeuren op universiteitsbreed niveau.

De UGent wenst te evolueren naar een aanbod levenslang leren dat volledig en duurzaam zelfbedruipend is op universiteitsbreed niveau. Dit wordt gerealiseerd door in te zetten op volgende zaken: 

1. Opmaak van een meerjarenbegroting voor elk opleidingsinitiatief levenslang leren
2. Opmaak van een financieel afsprakenkader in elke academie
3. Uitwerken van een solidariteitsmechanisme

Opmaak van een begroting voor elk opleidingsinitiatief

Het aanbod levenslang leren wordt onderverdeeld in vier categorieën: lezingen en studiedagen, kort- en langlopende opleidingen, micro-credentials en postgraduaatsopleidingen. Om tot een gezond financieel model voor het aanbod levenslang leren te komen is het belangrijk dat er zicht is op de totale kost van het aanbod. Om dit te realiseren moet er jaarlijks voor elk opleidingsinitiatief een (meerjaren)begroting opgemaakt worden met volgende rubrieken:

Overzicht van de geraamde inkomsten:

• Inschrijvingsgelden:
  • Hierbij wordt rekening gehouden met de centrale overhead van 17% die afgehouden wordt.
• Andere inkomsten:
  • sponsoring, leerstoelen, …

Overzicht van de uitgaven/kosten:

• Vaste kosten:
  • Loonkost personeel (voor activiteiten binnen de normale arbeidsregeling)
    • Zowel de loonkost van het personeel betaald op punten als het contractueel aangesteld personeel wordt opgenomen
  • Vergoedingen lesgevers (voor activiteiten buiten de normale arbeidsregeling)
  • Gebruik infrastructuur
    • Voor het gebruik van niet-representatieve lokalen aan de UGent dient cf. het verhuurreglement geen kost voorzien te worden.
  • Communicatiebudget
  • …
• Variabele kosten:
  • Kopies en leermateriaal
  • Catering
  • …
• Kost voor ondersteuning vanuit de academie

Afspraken m.b.t. het opstellen van de begrotingen:

• Voor eenmalige initiatieven wordt één begroting opgesteld.
• Voor recurrente initiatieven wordt een meerjarenbegroting voor vijf opeenvolgende opleidingsjaren opgemaakt.
• Voor de opmaak van de begrotingen per opleidingsinitiatief zal een sjabloon ter beschikking gesteld worden aan de academies.
• De verschillende begrotingen worden op academie-niveau geconsolideerd, zodat de financiële draagkracht duidelijk is.
• Jaarlijks wordt een opvolging (realisatie) van de begroting opgemaakt, die als basis kan dienen voor de opmaak/update van de nieuwe meerjarenbegroting.

Opmaak van een financieel afsprakenkader in elke academie

De academie is het best geplaatst om voeling te hebben met de prijssetting en de gangbare tarieven voor vergoedingen voor het opleidingsaanbod binnen haar studiegebieden.

Om die reden wordt niet gewerkt met een universiteitsbreed kader voor prijssetting, vergoedingen en andere financiële afspraken en wordt gevraagd om op het niveau van de academie een financieel afsprakenkader vast te leggen.

Het financieel kader omvat volgende zaken:

• Omschrijving van de werking van de academie t.a.v. de verschillende opleidingsinitiatieven (bv. ondersteuning, inschrijvingsadministratie, communicatie, …).en de kost die hier tegenover staat (bv. vastgelegd bedrag of percentage dat bijgedragen wordt vanuit de opleidingen).
• Beleid m.b.t. de prijssetting voor de verschillende opleidingsinitiatieven waarbij gestreefd wordt naar marktconforme prijzen met mogelijkheid tot definiëren van uitzonderingscategorieën waarvoor kortingen gelden.
• Afspraken m.b.t. de persoonlijke vergoedingen die kunnen worden uitgekeerd voor prestaties in het kader van het aanbod levenslang leren cf. artikels 22-24 van het reglement “vergoedingen en toelagen” (zie codex https://codex.ugent.be?regid=REG000263).
• Afspraken m.b.t. de besteding van winsten van initiatieven levenslang leren.
• Wijze waarop de begrotingen van de verschillende opleidingsinitiatieven opgevolgd en geconsolideerd worden in de stuurgroep van de academie.

Afspraken m.b.t. het opmaken van het financiële afsprakenkader:

• De afsprakenkaders van de academies voor levenslang leren worden ter kennisgeving voorgelegd aan de Commissie Levenslang Leren.
• De globale financiële situatie van de academies wordt centraal opgevolgd.

Solidariteitsmechanisme

De academies krijgen een centrale rol en autonomie in het financieel model voor levenslang leren. Om te komen tot een gezonde financiële werking van alle academies, ook binnen die domeinen waar de maatschappelijke nood aan opleiding hoog is maar een financiële return minder evident is, werd een solidariteitsmechanisme uitgewerkt.

Academies kunnen bij de Commissie Levenslang Leren een gemotiveerde aanvraag indienen om opleidingen die niet kostendekkend zijn en ook niet door de academie als geheel gedragen kunnen worden. Uit de motivatie moeten volgende aspecten blijken:

• Het gaat om opleidingen van groot maatschappelijk belang waarbij aangetoond wordt dat de opleiding beantwoordt aan de noden van het werkveld en/of de maatschappij en/of de lerende.
• Er wordt aangetoond dat het niet mogelijk is om de opleiding te organiseren op basis van de inkomsten uit de inschrijvingsgelden of door het aantrekken van extra inkomsten bv. door middel van sponsoring
• Er worden maatregelen genomen om op termijn naar een kostendekkende situatie te komen op het niveau van de opleiding of de academie, waarbij ook tekorten uit het verleden op termijn worden weggewerkt.

Binnen de bestaande overheadregeling wordt een deel van inkomsten bestemd voor het solidariteitsmechanisme.